Webinar Handbuch

… speziell für ReferentInnen der GPA-djp Webinar-Reihe anlässlich der Corona-Krise.

Inhalt

▶︎ Checkliste für Vortragende (Vorbereitung)
▶︎ Checkliste für das Drehbuch (Ablaufplan)
▶︎ Empfehlung der Bildungsabteilung für Deinen Vortrag
▶︎ Präsentationen im Webinar vorführen
▶︎ Screen Share Funktion in Samba
▶︎ Mediathek Funktion in Samba
▶︎ Checkliste für die Moderation
▶︎ Lobby
▶︎ TeilnehmerInnen Kamera- & Mikrofon-Rechte geben


Checkliste für Vortragende

im Vorfeld. Für die Generalprobe am Vortag und die Vorbereitung bis 15 Minuten vor dem Webinar:

  • technische Infrastruktur überprüfen:
    • Computer an der Standleitung (Lan statt Wlan),
    • Kamera,
    • Lautsprecher,
    • Mikrofon
    • Chrome Browser
  •  Sendeplatz überprüfen:
    • Geräuschquellen ausschalten/minimieren (Smartphone auf stumm)
    • Lichtverhältnisse, Lichtquellen
    • Wasser (wie sonst bei Vorträgen gegen Frosch im Hals)
    • Hintergrund (was fängt die Kamera ein)
    • Papierblock & Stift für Notizen (vl Fahrplan vornotiert)
    • Uhr
  • Desktop vorbereiten:
    • unnötige Anwendungen schließen (z.B. E-Mail-Client)
    • Dokumente/Dateien für Webinar auf Desktop oder in Ordner
  • Rollenaufteilung:
    • Wer ist meine Moderatorin, Moderator.
    • Wer ist mein technischer Support.
    • Haben alle voneinander die Telefonnummern/Kontaktdaten griffbereit?
    • Haben wir unser Drehbuch abgesprochen?

Als Sicherheitsvorkehrung für das Szenario, dass mensch wegen Problemen mit der Internetleitung als Vortragende Person aus einem Webinar rausfliegt, könnte/sollte ein Smartphone oder Tablet so vorbereitet sein, dass eine schnelle Anmeldung im Webinar über diesen Weg möglich ist. Das wäre um so wichtiger, wenn mensch ein Webinar ohne Moderation oder technischen Support alleine hält. Sonst genügt der Anruf bei der Kollegin, dem Kollegen, die oder der moderiert.

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Checkliste für das Drehbuch

  • Ab wann ist der Webinarraum geöffnet, wie wird eingelassen?
    • Betreten TeilnehmerInnen das Webinar direkt oder zuerst über die Lobby* und werden dann eingelassen.
    • Betreten TeilnehmerInnen das Webinar mit Kamera- & Mikrofonberechtigung oder als stumm geschaltenes Publikum.
    • Wer bearbeitet den Status der Teilnehmer, stumm geschalten versus Kamera- & Mikrofonberechtigung, wann und nach welchen Kriterien.
    • mit welcher Einblendung wird die Vorphase begleitet (Folie mit Begrüßung)
  • Beginn der Veranstaltung: wer entscheidet wann/wie, dass das Webinar beginnt (Moderation)
  • Dauer und Form des Vortragsteils
    • wird die eingeblendete Präsentation von Vortragender bedient oder von Moderation/technischem Support?
    • sind Elemente wie Umfragen oder Videos inkludiert?
    • Vortrag mit ein- oder ausgeschaltener Kamera (auf Folien reduziert oder auch Video der Vortragenden)
    • TN-Fragen während des Vortrags im Chat
      • werden TN dazu ermutigt?
      • wer sammelt die Fragen?
      • gibt die Moderation sie während des Vortrags weiter oder erst gesammelt am Ende?
  • Übergang von Vortragsteil zu Diskussionsabschnitt, Anmoderation des folgenden Abschnitts
  • Frage- und Antwortteil
    • Modus „stummes Publikum“: Fragen aus dem Chat werden von der Moderation gestellt
    • Modus „freigeschaltene TN“: punktuell wird TN die Kamera- und Mikrofonfunktion freigeschalten, damit diese Fragen selbst stellen können
    • Modus „Fragen/Themen per Umfrage sammeln“: es gibt ein paar Minuten, um die Gewichtung der Fragen unter den TN per Umfragetool zu erfassen
  • Abschluss, Ausmoderation, Hinweis auf …
    • Gibt es eine Nachbearbeitung (Aussendung, Blogbeitrag, Videoaufzeichnung, Fragebogen, Teilnahmebestätigungen?)
    • soll im Chat Feedback gegeben werden (allgemein oder spezifisch), wird ein Feedback im Chat von der Moderation vorgelesen)
    • sind Folgeveranstaltungen anzukündigen

Als vortragende Person kannst du selbstverständlich maßgeblich bestimmen, welche Rechte die TeilnehmerInnen haben sollen und was die Moderation bzw technischer Support für dich übernehmen soll.

 

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Empfehlung der Bildungsabteilung für Deinen Vortrag

Unsere Empfehlung und Angebot lautet zu Beginn unserer Webinar-Reihe wie folgt:

  1. TeilnehmerInnen nehmen stumm geschalten teil. Ihnen steht neben dem Vortrag selbst der Chat als Interaktionsform zur Verfügung.
  2. Das Startsignal für den offiziellen Teil gibt die moderierende Person.
  3. Die den technischen Support stellende Person kann die Präsentation für Dich bedienen (wahlweise).
  4. Während Deines Vortrags kannst Du Deine Kamera deaktivieren, so dass nur deine Präsentation sichtbar und Dein Vortrag hörbar ist.
  5. Der Chat wird während der gesamten Webinardauer vom technischen Support und der Moderation beobachtet und betreut.
  6. Nur diese zwei Personen haben die technische Berechtigung, ihr Mikrofon zu nutzen und können deinen Vortrag mit Fragen unterbrechen (wenn gewünscht) und im Anschluss an den Vortrag die Fragen aus dem Publikum für alle hörbar weitergeben.
  7. Die Moderation beendet den Abschnitt der Fragen und Antworten und gibt das Signal, den Chat bitte für Feedback zu nutzen.

Unabhängig davon, ob Du Deine Präsentation während des Vortrags selbst bedienen oder vom Support weitergeklickt haben möchtest, sollte darauf geachtet werden, dass die Präsentationsmaterialen (Dateien) im Vorfeld sowohl bei Dir als auch beim Support/Moderation vorbereitet vorliegen.

 

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Präsentationen im Webinar vorführen

Präsentationen/Dateien können über zwei Wege am Bildschirm geteilt werden.

  1. Über die Funktion „Sceen Share“ (Bildschirm teilen) als Dateien, die auf einem Computer wie gewohnt geöffnet sind und bedient werden.
  2. Über die Funktion „Dokumente“ als Dateien, die im Vorfeld auf die Webinar-Plattform hochgeladen wurden, von ihr umgewandelt werden und aus dem Menüpunkt „Mediathek“ (Dokumente) der Plattform in die Ansicht für alle gespielt werden.

Komplexere Präsentationen, die auf Animationen und/oder eingebettete Videos zurückgreifen, sollten den TeilnehmerInnen per Screen Share eingeblendet werden. Per Screen Share steht die volle Funktionalität von Dateien zur Verfügung.

Über die Mediathek müssen Dateien für den Gebrauch auf der Plattfrom umgewandelt werden, dafür stehen sie einfacher und schneller zur Verfügung. Über die Mediathek können neben Präsentationsdateien auf Youtube-Videos oder Umfragen vorbereitet werden. Bei Präsentationsdateien zahlt es sich aus, sie vorab als PDFs abzuspeichern und so hochzuladen.

Screen Share von Dateien

Im schwarzen Menübalken links gibt es das Symbol für Screen Share.

Einmal angeklickt, fragt der Chrome Browser nach, was vom eigenen Bildschirm freigegeben werden soll.
(Achtung, diese Schritte werden vom Browser bestimmt und sind daher abhängig vom Browser leicht unterschiedlich.)

Es gibt drei unterschiedliche Optionen:

  1. Der gesamte Bildschirm.
  2. Ein Anwendungsfenster, sprich eine Anwendung, die mensch am Gerät geöffnet hat, also zum Beispiel PowerPoint oder Word.
  3. Ein Tab im Chrome Browser, der geöffnet ist. Also ein anderer Tab als jener, in dem gerade über Samba.Live das Webinar läuft.

Während eine Bildschirmfreigabe aktiv ist, unabhängig davon was freigegeben wurde, ist bei Dir immer eine Schaltfläche aktiv, über die Du die Bildschirmfreigabe wieder beendest.

 

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Mediathek

Links siehst du das Symbol für die Mediathek in der schwarzen Menüleiste links. Wenn es nicht direkt sichtbar ist, erreichst du es über die 3 Punkte. …

Der Klick auf Mediathek öffnet einen Bereich zwischen der schwarzen Menüleiste und dem großen Bildschirmbereich.

Der neu geöffnete Bereich hat zwei Registerblätter, eines für „Medien“ und eines für „Umfragen“.

Im voreingestellten Registerblatt lassen sich unter dem Befehl „Neu erstellen“ ebenso Dateien vorab hochladen und konvertieren als auch Ordner erstellen und Youtube-Videos per Link vorbereiten.

Hochgeladene Dateien sind im Bereicht darunter aufgelistet und können mit einem Doppelklick oder dem Markieren und Klick auf das Auge-Symbol und „Show“ in die Übertragung einspielen.

Eingeblendete Präsentationen/Dateien können über die Leisten links und oben gesteuert werden. In der Leiste oben rechts ist das Symbol, um eine eingeblendete Präsentation wieder zu schließen.

 

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Moderation

Worauf sollte sich eine Person vorbereiten, die eine Moderation übernimmt.

  1. Abstimmung mit der vortragenden Person über den Ablaufplan (Drehbuch) der Veranstaltung.
  2. Wissen, wie TN in das Webinar einsteigen. Kommen sie zuerst in die Lobby* oder werden sie direkt in das Webinar gelassen. Haben sie beim Einsteigen die Berechtigung für Kamera und Mikrofon oder nicht.
  3. Einlass der TN aus der Lobby* in das Webinar.
  4. Das offizielle Startzeichen geben. Das Webnar eröffnen, den Ablauf klar machen, die vortragende Person vorstellen und ihr das Wort übergeben.
  5. Wann immer die Moderation in den Hintergrund treten kann, sollte sie die Kamera und das Mikrofon stummstellen. Als modererierende Person wird mensch immer wieder die beiden Symbole in der schwarzen Menüleiste oben benutzen, um je nach Bedarf das Mikrofon auf- & abzudrehen oder manchmal auch die eigenen Kamera zuzuschalten.
  6. Überblick über den Chat. Sammeln von Fragen aus dem Chat.
    (Empfehlung bei aktiven Chat vieler TN: Notizen auf Papier.)
  7. Telefon stumm geschalten, aber im Auge. Falls für das Webinar wichtige Nachrichten über diesen Kanal kommen.
  8. Moderation des Übergangs vom Vortragsteil zum Fragen- & Antwort-Teil, je nach vorangegangener Absprache. Möglicherweise gibt es zwei oder mehrere Vortragende.
  9. Abmoderation mit klarer Erklärung der Vorgangsweise (Feedback im Chat oder anderswo? Nachbearbeitung?)
  10. Ankündigung weiterer Veranstaltungen

 

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Lobby

Die Lobby-Funktion bedeutet, dass TeilnehmerInnen mit ihrem Einladungslink zum Webinar nicht sofort in die Webinar-Ansicht gelassen werden, sondern zuerst auf einem Bildschirm landen, der als Vorraum funktioniert. Dort steht für die TN sichtbar nur …

Die Personen mit Moderationsrechten (Vortragende, Support, Moderation) sehen währenddessen, wieviele TN sich in der Lobby befinden und können den Zeitpunkt bestimmen, wann die TN aus der Lobby in das Webinar eingelassen werden.

Um die TN aus der Lobby in das Webinar einzulassen, ist im Menüpunkt der Teilnehmer die Zeile „Users waiting in the Lobby“ zu beachten. Rechts von diesem Menüpunkt finden sich drei Punkte.

Über die Schaltfläche „Allow all users into room“ wird genau diese Aktion durchgeführt.

Es gibt außerdem die Option, die Lobby zur Gänze zu schließen. In dem Fall, kommen alle TN aus der Lobby in den Webinarraum und für Nachzügler gibt es den Zwischenschritt der Lobby nicht mehr, die Türen zum Webinar stehen dann offen.

 

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Rechtevergabe an TeilnehmerInnen

In der Sprachregelung der Plattform gibt es „audience“ und „speaker„. Audience beschreibt TN, die keine Berechtigung für Kamera und Mikrofon haben, also nicht Video und Audio senden können. Speaker heißt, dass diese Berechtigung gegeben ist.

Bereits bei der Einladung von TN zu Webinar-Veranstaltungen kann voreingestellt werden, mit welchen Rechten TN den Webinarraum beitreten.

Während eines laufenden Webinars kann zwischen diesen Berechtigungsstufen hin- und hergewechselt werden.
Achtung: Damit ist nicht die weitere Dimension gemeint, dass TN mit Speaker-Berechtigung ihrerseits Kamera und/oder Mikrofon an- und abschalten können.

Wie viele TN entweder als audience oder als speaker an einer Veranstaltung teilnehmen, bestimmt sehr stark, wie problemlos oder problembehaftet die Übertragung und Übertragungsleistung funktioniert. Der Rechenaufwand und die Datenübertragung (Bandbreite) nimmt extrem zu und wird bald zu massiv, wenn viele TN Video/Audio sowohl übertragen als auch voneinander empfangen. Daher ist es bei größeren TN-Zahlen angebracht, die Anwesenden stummzuschalten und die Interaktion mit ihnen auf den Chat und gegebenenfalls auf das Umfrage-Tool zu beschränken.

Für Wortmeldungen kann es angebracht sein, TN punktuell die speaker-Rechte zu erteilen und dann wieder zu entziehen. Das funktioniert über das Menü „Teilnehmer„.

In diesem Menü sind die TN nach Berechtigungen gruppiert aufgeführt. Einer einzelnen TN können über die drei Punkte rechts des Namens und die Auswahl des passenden Befehls die gewünschten Rechte eingeräumt werden. In der gleichen Art und Weise kann ein TN mit speaker-Rechten wieder auf audience zurückgesetzt werden.

 

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Das Handbuch kann bei Bedarf ergänzt werden.
Für Fragen und Wünsche bitte die Kommentarfunktion unten nutzen.

Die Plattform Samba.Live bietet ein paar Tutorial-Videos auf Youtube an. Es sind leider nicht viele. Hier geht es zu denen, die es gibt. Hoffentlich werden es mehr.

 

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